Tinjauan Literatur
Topic: IV. Literature Review
BAB 2
TINJAUAN LITERATUR
2.1 Evaluasi Koleksi dalam Manajemen
Perpustakaan Perguruan Tinggi
Penilaian terhadap koleksi seringkali memakan waktu (time consuming) dan menuntut biaya yang tinggi. Akan tetapi, kegiatan ini diperlukan untuk menjamin bahan literatur perpustakaan tetap mutakhir dan relevan (Peters, 1989: 5). Pustakawan dituntut untuk senantiasa proaktif dalam mengidentifikasi peta kekuatan dan kelemahan koleksi (Eisenberg, 1998:5).
Perlunya identifikasi kekuatan dan kelemahan koleksi agar bahan literatur yang tersedia dalam perpustakaan tetap relevan dengan kebutuhan informasi pengguna. Kecenderungan pergeseran fokus kerja perpustakaan saat ini dari orientasi terhadap koleksi menjadi orientasi terhadap pemakai mengindikasikan perlunya pemahaman terhadap kebutuhan informasi pengguna perpustakaan perguruan tinggi (Brennan, 1991:1).
Dalam Handbook for School Libraries Edisi Ke-2 yang disusun oleh New South Wales Department of School Education di Australia, dijelaskan bahwa evaluasi koleksi adalah proses penilaian efektivitas koleksi dalam memenuhi kebutuhan informasi sivitas akademika. Evaluasi merupakan aktivitas yang berkesinambungan yang merefleksikan perubahan dalam proses belajar mengajar dan kebutuhan pemakai (New South Wales Dept. Of School Education, 1996: 25). Dengan melakukan evaluasi koleksi, pustakawan bisa mengetahui seberapa baik atau seberapa buruk bahan literatur yang tersedia dalam memenuhi kebutuhan komunitas perguruan tinggi. Dengan demikian akan tercipta sebuah komunikasi antara pustakawan, staf pengajar, pengguna perpustakaan, dalam merespon kebutuhan informasi (University of Waterloo, 2004).
Evaluasi koleksi buku dapat dilakukan dengan dua cara, yakni kuantitatif dan kualitatif. Evaluasi koleksi secara kuantitatif dapat menggambarkan keadaan jumlah koleksi perpustakaan. Pada kenyataannya, seringkali evaluasi koleksi tidak dapat dilakukan secara kuantitatif sehingga perlu dilakukan pendekatan kualitatif yang menekankan pada mutu kelengkapan dan kedalaman koleksi. Horn mengatakan bahwa pendekatan kualitatif dapat memberikan data yang lebih bernilai yang tidak dapat terungkapkan oleh pendekatan kuantitatif. Ia mengatakan bahwa pendekatan kualitatif saat ini mulai banyak digunakan dalam bidang pendidikan, manajemen bisnis, dan ilmu informasi dan perpustakaan (1998:603).
Dalam Guideliness For a Collection Development Policies Using the Conspectus Model tahun 2001 versi online yang disusun oleh International Federation of Library Association and Institutions secara lebih detail dijelaskan bahwa pengukuran koleksi secara kuantitatif meliputi pengukuran terhadap ukuran, usia, biaya, pemanfaatan, dan data numerik lainnya yang berkaitan dengan koleksi. Pengukuran kuantitatif juga meliputi inventarisasi daftar judul untuk menentukan judul koleksi aktual, jumlah volume, dan cakupan area subjek. Sementara itu, pengukuran secara kualitatif meliputi kondisi, karakter, dan kecenderungan koleksi serta perbandingan dengan perpustakaan lain yang memiliki koleksi yang sama.
Pengukuran secara kualitatif membutuhkan penilaian yang profesional, karenanya harus dilakukan ahli spesialis subjek (IFLA, 2001: 4). Penilaian koleksi dengan menggunakan pendekatan kuantitatif akan menjelaskan perihal “pengukuran” dari koleksi (measurement), sedangkan pendekatan kualitatif akan menjelaskan perihal “pemanfaatan” dari koleksi (usefulness) (Credaro, 2001).
Jika dilihat secara lebih mendasar, apapun metode yang digunakan untuk mengevaluasi koleksi perpustakaan memiliki tujuan yang sama, yakni bagaimana koleksi perpustakaan yang ada dapat sesuai dengan kebutuhan informasi pengguna. Nissonger (1992) menjelaskan bahwa pada tingkat yang paling elementer, evaluasi koleksi bertujuan untuk menganalisis nilai intrinsik kualitas koleksi perpustakaan. Sementara itu, pada tingkat yang lebih luas, evaluasi koleksi bertujuan untuk mengetahui seberapa jauh koleksi yang ada dapat memenuhi kebutuhan informasi pengguna (hlm. 14). Kebutuhan informasi pada lingkungan perguruan tinggi harus meliputi informasi tingkat dasar, informasi yang mendukung perkuliahan untuk tingkat sarjana, dan dan informasi subjek khusus untuk kebutuhan penelitian (ALA, 1990).
Evaluasi koleksi adalah sebuah pendekatan logis dan sistematis dalam mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi dalam suatu perpustakaan. Ada tiga tahapan dalam kegiatan evaluasi:
1. Tahap Persiapan (preparation)
Pada tahap ini, perpustakaan menentukan tujuan yang akan dicapai dan sarana yang diperlukan untuk melakukan evaluasi. Selain itu, diperlukan pula sumber daya staf yang terlatih. Kegiatan selanjutnya adalah menentukan “wilayah” yang harus dievaluasi.
2. Tahap Penelitian Evaluasi (evaluation research)
Pada tahap, ini pertanyaan-pertanyaan penelitian dikembangkan dan diimplementasikan secara khusus. Dilakukan pula perancangan bentuk dan metodologi evaluasi untuk mengetahui efektivitas program, koleksi buku, serta administrasi perpustakaan.
3. Tahap Pengembangan Keorganisasian (organizational development)
Pada tahap terakhir ini, perpustakaan dapat memperkirakan hasil evaluasi dan membuat penilaian berkaitan dengan jasa atau aktivitas yang seharusnya diperbaiki tau dikembangkan (Hernon dan Mc Clure, 1990:1).
Paul Mosher mengidentifikasi beberapa keuntungan yang bisa diperoleh dalam kegiatan evaluasi koleksi:
1. Mengetahui cakupan, kedalaman, dan kelengkapan koleksi.
2. Membantu perencanaan pengembangan koleksi.
3. Membantu pengambilan keputusan kebijakan pengembangan koleksi.
4. Mengukur efektivitas kebijakan pengembangan koleksi.
5. Menentukan kualitas koleksi.
6. Meningkatkan utilitas koleksi dengan mengetahui kelemahan-kelemahan yang ada.
Evaluasi koleksi merupakan salah satu dari kegiatan pembinaan koleksi yang bertujuan untuk mengetahui secara lebih jelas siapa yang dilayani oleh perpustakaan, koleksi apa saja yang dapat dimanfaatkan untuk perencanaan pengembangan bahan literatur lebih lanjut, bagaimana menilai koleksi agar relevansinya dapat dipertahankan (Pendit, 1986:67). Di sini pengembangan koleksi perpustakaan harus selalu diarahkan kepada pemakai dan bukan hanya untuk memperoleh koleksi standar yang relatif.
Evaluasi koleksi sebagai dasar pengembangan koleksi juga mencegah perpustakaan dikendalikan oleh individu atau keadaan yang memaksakan pembelian bahan literatur secara acak atau tidak sesuai dengan visi dan misi perpustakaan (IFLA, 2001: 2).
Evaluasi koleksi perlu dilakukan agar dapat memperkirakan bagaimana tingkat pemanfaatan koleksi perpustakaan untuk masa yang akan datang. Dalam kaitan antara pemanfaatan koleksi dengan jumlah pengguna yang dilayani ada tiga hukum dasar yang berlaku secara umum pada semua perpustakaan:
1. Jika jumlah pemakai meningkat, maka tingkat ragam kebutuhan informasi pemakai secara proporsional meningkat.
2. Meningkatnya ragam kebutuhan informasi pemakai akan meningkatkan pentingnya program pemakaian bersama.
3. Perpustakaan manapun tidak mampu untuk memenuhi segenap kebutuhan informasi pemakai (Evans, 1979: 68).
Dalam ALA’s Guide to the Evaluation of Library Collection juga dijelaskan bahwa kajian terhadap daftar sirkulasi, pemanfaatan koleksi dalam perpustakaan (in house use studies), dan survai terhadap pengguna juga berada dalam tingkat evaluasi koleksi. Khusus mengenai kajian terhadap pemanfaatan pemakai, biasanya digunakan untuk menjawab permasalahan berikut:
1. Bagaimanakah proporsi subjek terhadap koleksi yang digunakan atau proporsi seperti apa yang dapat memenuhi kebutuhan pemakai?
2. Judul-judul terbitan berseri apa yang sering digunakan? (untuk mengidentifikasi koleksi inti (core collection) sebuah perpustakaan).
3. Judul-judul terbitan berseri apa yang jarang digunakan? (untuk memudahkan penyiangan).
Menurut Lancaster ada tiga tingkat besar dalam pengujian terhadap literatur dalam hubungannya dengan evaluasi koleksi, yaitu:
1. Evaluasi subyektif mengenai bagian-bagian dari koleksi oleh subyek spesialis. Pada pendekatan impresionistik, subyek spesialis menjadi standar luar yang dibandingkan dengan koleksi mana yang diukur.
2. Memeriksa semua bagian koleksi dibandingkan dengan daftar berbagai tipe koleksi di mana daftar tersebut diterima sebagai sumber luar. Daftar tersebut mungkin saja sudah ada (seperti koleksi perpustakaan lain diasumsikan sangat kuat dalam subyek tertentu) atau mungkin disiapkan khusus dalam tujuan evaluasi.
3. Evaluasi koleksi dalam arti volume dan tipe penggunaan yang sedang terjadi atau sudah terjadi di masa lalu.
Ketiga pendekatan tersebut mempunyai keterbatasan dan masalahnya sendiri. Menurut Lancaster asumsi pemanfaatan di masa lalu dapat dijadikan alat prediksi bagi pemanfaatan pada masa yang akan datang. Pada perpustakaan perguruan tinggi misalnya, perubahan kurikulum yang dapat berubah (Lancaster, 1982:15).
Dalam evaluasi koleksi, pustakawan dituntut secara teratur dan sistematis untuk memberi penilaian mengenai retensi, presevasi, pemindahan, alih bentuk, penarikan koleksi, serta tingkat pemanfaatan koleksi guna menjamin keberlangsungan integritas koleksi perpustakaan.
Evaluasi terhadap tingkat pemanfaatan koleksi perpustakaan memiliki berbagai aspek yang harus dipertimbangkan, antara lain, siapa yang menggunakan? Bagaimana pola pemanfaatannya? Apakah subjek dalam koleksi tersebut memiliki dependensi dengan subjek lain? Koleksi apa yang mendukung agenda penelitian perguruan tinggi? Apakah terdapat duplikasi koleksi? Dan apakah koleksi tersebut tersedia di perpustakaan lain?
University of Tennesse (2002) di Amerika Serikat menggunakan matriks untuk mengevaluasi koleksi yang ada di perpustakaannya. Matriks tersebut menghubungkan tingkat pemanfaatan dan relevansi suatu bahan literatur.
Tabel 2.1
Matriks Evaluasi koleksi
1. High use-high relevance adalah buku atau jurnal yang merupakan koleksi inti (core material) perpustakaan. Judul-judul atau subjek-subjek tersebut masih sangat penting bagi kegiatan penelitian yang sedang berjalan atau terkait langsung dengan kurikulum pendidikan. Koleksi tersebut tetap disimpan sebagai koleksi primer perpustakaan.
2. High relevance-low use adalah koleksi-koleksi yang penting bagi penelitian namun hanya digunakan sewaktu-waktu atau oleh sebagian departemen tertentu atau pada tingkat pendidikan yang lebih tinggi. Koleksi jenis ini dapat dipindahkan ke ruang penyimpanan atau dialihbentukan ke dalam format yang lain.
3. High use-low relevance adalah koleksi-koleksi yang masih dimanfaatkan namun isinya tidak relevan atau kurang sesuai dengan latar belakang pendidikan pemakai. Koleksi jenis ini biasa berupa manual aplikasi komputer atau buku frase bahasa asing yang sudah lama.
4. Low use-low relevance adalah koleksi yang jarang digunakan, tidak mutakhir, terduplikasi, atau kondisi fisiknya sudah sangat rusak tanpa dirawat secara berarti. Koleksi jenis dapat ditarik dari rak tanpa penggantian koleksi untuk jenis yang sama.
Sementara itu Lancaster (1980), menekankan pentingnya pengukuran evaluasi koleksi melalui frekuensi penggunaannya daripada perhatian pada koleksi itu sendiri. Metode ini melihat siapa saja yang menggunakan koleksi, tujuan pemanfaatan koleksi tersebut, dan bagaimana proporsi koleksi yang paling sering digunakan.
2.2 Latar Belakang Historis Metode Conspectus
Metode conspectus muncul sebagai upaya manajemen perpustakaan-perpustakaan riset di Amerika Serikat dalam menyiasati peningkatan kebutuhan informasi yang pesat ditengah terbatasnya anggaran perpustakaan. Informasi mengenai latar belakang historis metode conspectus diperlukan agar fungsi dan tujuannya dapat lebih dipahami secara utuh sehingga penerapannya di perpustakaan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan itu sendiri.
Pada tahun 1950-1980-an, terjadi peningkatan pengembangan koleksi riset perpustakaan-perpustakaan di Amerika Serikat. Ekspansi sektor pendidikan, beasiswa, dan publikasi pasca Perang Dunia II menciptakan optimisme yang besar terhadap karya-karya intelektual yang diakomodasi lewat beragam perpustakaan riset yang bermunculan. Akibatnya perpustakaan-perpustakaan riset harus menangani jumlah koleksi yang sangat besar. Pada periode ini kemudian terjadi pergeseran fokus kerja perpustakaan dari pengembangan koleksi menjadi manajemen koleksi (Branin, 1996). Perlunya efisiensi dalam manajemen koleksi menimbulkan beragam metode evaluasi koleksi dengan berbagai pendekatan (IFLA, 2001:1).
Kondisi-kondisi pada akhir abad ke-20 seperti peningkatan jumlah terbitan, menurunnya jumlah anggaran perpustakaan, kurangnya ruang penyimpanan, masalah preservasi serta format dokumen turut berperan dalam kemunculan metode evaluasi koleksi berdasarkan conspectus (Munroe, 2004: 181).
Research Group Libraries (RLG) merintis konsep dan infrakstruktur evaluasi koleksi berdasarkan metode conspectus pada awal tahun 1980-an. RLG Conspectus pada awalnya dibuat untuk mendukung inventarisasi bahan literatur perpustakan-perpustakaan riset serta mengukur kekuatan koleksi (collection strength) dan intensitas koleksi (collection intensity). Upaya ini direalisasikan dengan melakukan survai menggunakan lembar kerja yang mengacu pada skema klasifikasi Library of Congress (RLG, 2004). Selain mengukur kekuatan koleksi perpustakaan, metode ini digunakan untuk memfasilitasi kerja sama dan saling berbagi sumber daya informasi di antara para anggotanya (RLG, 2004). Metode conspectus juga dimanfaatkan sebagai dasar pertimbangan jasa pinjam antarperpustakaan, pengelolaan dana, kebijakan pengembangan koleksi, alat akreditasi, serta prioritas preservasi (Munroe, 2004: 181).
The Research Libraries Group (RLG) itu sendiri didirikan pada tahun 1974 yang merupakan konsorsium dari Perpustakaan Umum Harvard, Columbia, dan New York, yang mengembangkan conspectus sebagai alat untuk menilai koleksi perpustakaan. RLG Conspectus disusun berdasarkan divisi, kategori subjek, dan kelompok subjek. Dua puluh empat divisi yang merepresentasikan cakupan disiplin ilmu seperti Seni dan Arsitektur, Ilmu Informasi dan Perpustakaan, Sejarah, dan Biologi. Divisi-divisi tersebut kemudian dibagi menjadi 100 kategori subjek dan kategori subjek dibagi lagi menjadi 7000 kelompok subjek. (Nissonger, 1992: 120).
Pada tahun 1983, Association of Research Libraries (ARL) mengadopsi conspectus dalam proyek inventarisasi koleksi perpustakaan-perpustakaan di Amerika Utara (North American Collections Inventory Project) di mana 100 perpustakaan anggota ARL menggunakan conspectus untuk menganalisis koleksi perpustakaan (Nissonger, 1992:120).
Library and Information Resources for the Northwest (LIRN) selanjutnya memodifikasi RLG Conspectus yang kemudian dikenal dengan Pacific Northwest Conspectus. Modifikasi dilakukan sublevel indikator penilaian koleksi agar bisa lebih menentukan kekuatan koleksi dan komitmen akuisisi yang ada pada perpustakaan. Tidak seperti RLG Conspectus yang hanya terbatas pada skema klasifikasi Library of Congress (LC), Pacific Northwest Conspectus memungkinkan penggunakan skema klasifikasi LC dan Dewey. Pada tahun 1990, Pacific Northwest Conspectus yang ditangani oleh Oregon State Library Foundation diambil alih oleh Western Library Network (WLN) yang kemudian dikenal sebagai WLN Conspectus (Nissonger, 1992: 121).
Western Library Network (WLN) lalu mengembangkan perangkat lunak (software) berbasis conspectus untuk membuat pangkalan data (database) penilaian koleksi untuk perpustakaan-perpustakaan. WLN dan Online Computer Library Center (OCLC) terus melanjutkan penggunaan conspectus versi online sampai tahun 2000. Sementara itu, pada waktu yang bersamaan fokus kerja RLG mengalami pergeseran dari mengkoordinasikan upaya penilaian koleksi melalui metode conspectus menjadi upaya pembukaan akses tentang penilaian koleksi dengan mengembangkan pangkalan data RLG Conspectus Online. Pada tahun 1997, RLG kemudian mendesentralisasi pangkalan data tersebut dengan alasan perpustakaan-perpustakaan yang menggunakan RLG Conspectus lebih cepat meng-update data mereka daripada RLG itu sendiri (RLG, 2004).
Pada Bulan Januari tahun 1999, OCLC Pacific (Salah satu divisi dari OCLC) melakukan penggabungan dengan Western Library Network menjadi OCLC/WLN Pacific Northwest Service Center yang merupakan penyedia layanan satu-satunya untuk Conspectus di wilayah barat Amerika Serikat, yang kemudian dikenal dengan OCLC Western.
Di Eropa, Metode conspectus pertama kali diadopsi oleh The British Library untuk me-review pengembangan koleksinya pada tahun 1983. (Ekmekcioglu, 2001). Pada tahun 1986, The British Library kembali melakukan evaluasi koleksi dengan menggunakan metode conspectus yang kemudian hasilnya diterbitkan oleh The British Library dengan judul British Library: Collection Development Review: A Summary of Current Collecting Intensity Data as Recorded on RLG Conspectus Worksheets with Completed Worksheets on Microfiche (Holt and Hanger, 1986). Penerapan Metode conspectus di Inggris kemudian mengundang perdebatan terutama seputar indikator collection level yang dianggap lebih sesuai untuk perpustakaan perguruan tinggi daripada perpustakaan nasional serta anggapan bahwa metode ini sangat sensitif terhadap kepentingan politis (Nissonger, 1992: 132).
Di Skotlandia, keputusan untuk mengadopsi metode conspectus muncul pada tahun 1985 oleh Working Group on Library Cooperation yang sekarang bernama Scottish Confederation of University and Research Libraries (SCURL). Program ini melibatkan delapan perpustakaan perguruan tinggi (Aberdeen, Dundee, Edinburg, Glasgow, Heriot-Watt, St. Andrews, Stirling, dan Strathclyde) dan beberapa perpustakaan umum di Edinburg dan Glasgow, serta National Library of Scotland. Tujuan utama penerapan metode conspectus di Skotlandia dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain keinginan untuk membangun sebuah sumber daya informasi nasional yang terkoordinasi; pelayanan yang maksimal kepada pengguna dengan seluruh sumber daya yang ada; dan deskripsi kekuatan dan kelemahan koleksi terhadap koleksi respektif yang dimiliki (Matheson, 2004).
Australia mengadopsi RLG Conspectus pada tahun 1989 dan kemudian melakukan ?australianisasi? metode tersebut yang dikenal sebagai Australian Conspectus. Pengembangan metode didasari atas pemikiran bahwa tidak ada perpustakaan yang sanggup memenuhi semua kebutuhan informasi penggunannya. Oleh karena itu, diperlukan suatu kerja sama untuk memperluas cakupan koleksi di antara perpustakaan-perpustakaan yang ada. Australian Conspectus memaparkan kerangka kerja bagi perpustakaan-perpustakaan yang ingin mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan koleksi mereka (Sullivan, 1995).
Sementara itu di beberapa negara, pengadopsian metode conspectus mengalami kendala yang disebabkan oleh berbagai alasan, seperti misalnya di Perancis yang ketika penerjemahan lembar kerja conspectus telah diselesaikan, Menteri Pendidikan kemudian mengubah rencana kerja perpustakaan nasional menjadi prioritas kerja pada konversi katalog dan bahan literatur ke dalam format digital (Matheson, 2004).
2.3 Conspectus sebagai Sebuah Pendekatan Evaluasi Koleksi
Dalam Western Library Network (WLN) Collection Assesment Manual 4th Edition, dijelaskan bahwa conspectus adalah seperangkat kode standar, alat, survai yang digunakan untuk memberikan penilaian koleksi secara sistematis (WLN Collection Assessment Manual 4th, 2001: 13). Metode conspectus dapat memberikan penilaian berdasarkan subjek terhadap kekuatan koleksi perpustakaan. Pada masing-masing subjek, perpustakaan menandai dengan kode alfanumerik yang mengindikasikan tingkat dan bahasa koleksi yang ada (Mount Saint Vincent University, 2004).
WLN Collection Assessment Manual 4th juga menjelaskan lebih spesifik tentang karakteristik dan elemen dari conspectus :
1. Struktur.
Struktur conspectus disusun secara hirarkis dimulai dari pembagian divisi yang luas sampai pembagian subjek yang sangat spesifik. Perpustakaan dapat menggunakan salah satu atau seluruh dari hirarki ini. Struktur conspectus adalah sebagai berikut:
1) Divisi adalah hirarki yang paling pertama dari conspectus. Dalam WLN Conspectus terdapat 24 divisi yang tidak diatur berdasarkan skema klasifikasi.
2) Kategori adalah pembagian lebih lanjut dari divisi. Terdapat 500 penjabaran kategori yang diidentifikasi berdasarkan skema klasifikasi LC maupun Dewey.
3) Subjek adalah hirarki yang ketiga karenanya lebih bersifat spesifik dan terdiri atas 4000 subjek.
2. Kode Standar
Conspectus menggunakan nilai tingkatan numerik untuk memberikan gambaran mengenai Current Collection, Acquisition Commitment, dan Collection Goal. Penilaian numerik menggunakan indikator skala 0-5 di mana masing-masing level adalah kode standar yang menjelaskan jenis aktivitas yang dapat didukung oleh tingkat koleksi (collection level).
1) Acquisition Commitment (AC) menjelaskan tingkat pertumbuhan koleksi. AC merefleksikan level aktivitas aktual mengenai sejauh mana koleksi berkembang, dan bukan level rekomendasi dari kebijakan pengembangan koleksi.
2) Collection Goal (CG) mengindikasikan kebutuhan informasi aktual dan kebutuhan informasi yang dapat diantisipasi berdasarkan misi, program, dan pengguna perpustakaan. Indikator pada kegiatan ini merefleksikan penambahan atau penghapusan kurikulum yang mendorong perubahan prioritas pengembangan koleksi pada perpustakaan.
3) Current Collection (CL) menggambarkan kekuatan koleksi relatif dalam suatu area subjek tertentu. Kekuatan koleksi meliputi seluruh bahan literatur dalam berbagai format, seperti monograf, jurnal, mikroform, bahan audio-visual, peta, realia, dan lain sebagainya. Termasuk juga bahan literatur yang dikatalog maupun yang tidak dikatalog koleksi khusus yang tidak disirkulasikan serta koleksi yang disirkulasikan. Penilaian CL mendeskripsikan sumber daya perpustakaan secara menyeluruh.
Tabel 2.2
Indikator Level untuk AC, CG, dan CL
Kode Tingkat Deskripsi
0-Out of Scope(Di luar Cakupan)
Perpustakaan tidak, belum, atau tidak merencanakan untuk mengoleksi bahan literatur pada subjek tersebut, karena subjek tersebut dianggap tidak relevan dengan kebutuhan pengguna atau du luar tujuan lembaga induk.
1-Minimal Level
Koleksi yang dimiliki merupakan karya-karya utama (basic works) dalam suatu subjek pengetahuan. Bahan literatur tersebut akan selalu di-review secara berkala untuk memperoleh informasi yang mutakhir, sedangkan edisi lama akan diambil dari rak.Pada tingkat ini, perpustakaan hanya memiliki bahan literatur yang terbatas pada karya-karya utama dan tidak memperlihatkan cakupan subjek yang sistematis.Pada tingkat ini perpustakaan hanya memiliki sedikit literatur-literatur utama pada suatu subjek, namun memiliki sejumlah literatur inti yang ditulis oleh pengarang-pengarang utama serta cakupan bahan literatur yang dimiliki cukup representatif.
2- Basic Information Level
Perpustakaan menyimpan koleksi yang selektif dalam rangka penyebaran disiplin ilmu atau subjek yang bersangkutan. Cakupan bahan literatur antara lain:1) Kamus atau ensklopedi bidang ilmu.2) Akses ke pangkalan data bibliografis.3) Edisi terseleksi dari karya-karya utama pada disiplin ilmu yang bersangkutan.4) Penelitian-penelitian penting menyangkut aspek historisnya.5) Buku pegangan.6) Jurnal-jurnal ilmiah utama pada disiplin ilmu yang bersangkutan.Penekanan pada tingkat ini adalah menyediakan bahan literatur utama (core material) untuk mendefinisikan suatu subjek. Koleksi pada tingkat ini mencakup bahan rujukan utama dan karya-karya yang dapat memberikan penjelasan lebih lanjut seperti:1) Buku teks2) Kajian historis dari perkembangan suatu subjek.3) Karya umum yang berkaitan dengan topik-topik utama pada suatu subjek yang dilengkapi dengan tabel, skema, dan ilustrasi.4) Jurnal-jurnal ilmiah terseleksi.Pada tingkat ini bahan literatur yang dimiliki hanya disediakan dalam rangka pengumpulan informasi dasar tentang suatu subjek atau pengantar bagi mahasiswa baru.Pada tahap yang lebih lanjut ini, perpustakaan mengoleksi bahan literatur dasar tentang subjek tertentu dengan cakupan yang lebih luas dan lebih dalam untuk mendefinisikan dan memperkenalkan suatu subjek. Karya-karya dasar dalam bentuk:1) Buku teks.2) Kajian historis, bahan literatur rujukan berkaitan dengan topik-topik tertentu dari suatu subjek.3) Jurnal-jurnal ilmiah yang selektif.Informasi dasar tahap lanjut yang disediakan untuk mendukung mata kuliah dasar mahasiswa, di samping memenuhi kebutuhan informasi dasar bagi universitas.
3- Study/Instructional Support Level
Yang ditekankan pada tingkat ini adalah bahan literatur yang dikoleksi perpustakaan harus mendukung suatu disiplin ilmu. Bahan literatur yang tersedia meliputi cakupan yang lebih luas untuk karya-karya utama dalam berbagai format, sejumlah bahan retrospektif yang bernilai klasik, koleksi yang lengkap dari karya-karya penulis penting pada suatu disiplin ilmu, koleksi terpilih untuk karya-karya penulis sekunder, jurnal-jurnal terpilih untuk cakupan subjek, akses menuju pangkalan data CD ROM, dan bahan rujukan utama yang berisi bibliografi yang mendukung subjek yang bersangkutan.Tingkat ini merupakan subdivisi dari tingkat 3 yang memberikan sumber dalam rangka memelihara cabang pengetahuan dari suatu subjek. Koleksi pada tahap ini sama dengan apa yang tercakup pada tingkat 3 yang meliputi karya-karya utama dari suatu bidang disiplin ilmu dalam berbagai format., bahan literatur retrospektif klasik, jurnal-jurnal utama dari suatu subjek, akses menuju pangkalan data CD ROM, serta bahan rujukan yang mencakup informasi bibliografis yang berhubungan dengan bidang disiplin ilmu yang bersangkutan.. Yang menjadi perbedaan dengan tingkat sebelumnya adalah meskipun bahan literatur mendukung perkuliahan program sarjana dan program kajian mandiri namum tidak cukup untuk mendukung program magister.Pada tingkat ini, koleksi mencakup bahan literatur yang dianggap memenuhi syarat untuk memelihara suatu bidang disiplin ilmu. Koleksi meliputi jurnal-jurnal utama dari topik-topik primer dan sekunder dari suatu subjek, bahan literatur penting retrospektif, literatur substantif yang memberikan kedalaman kajian untuk kepentingan riset dan evaluasi, akses menuju pangkalan data CD ROM, bahan rujukan yang berisi sumber bibliografis utama pada suatu subjek. Pada tingkat ini, bahan literatur sudah memadai untuk program sarjana dan magister.
4- Research Level
Pada tingkat riset ini, perpustakaan mengoleksi bahan literatur yang tidak dipublikasikan seperti hasil penelitian, tesis dan disertasi. Termasuk juga di dalamnya laporan penelitian, hasil penemuan baru, hasil eksperimen ilmiah, dan informasi penting untuk kepentingan penelitian. Bahan literatur juga mencakup rujukan penting dan monograf terseleksi, jurnal-jurnal ilmiah yang lebih luas dan beragam. Bahan literatur lama tetap disimpan untuk kepentingan kajian historis. Tingkat ini ditujukan untuk programm doktor dan penelitian murni.
5- Comprehensive Level(Tingkat Komprehensif)
Pada tingkat komprehensif atau menyeluruh ini, bahan literatur mencakup semua koleksi yang ada pada tingkat-tingkat sebelumnya yang tersedia dalam berbagai format serta cakupan bahasa yang lebih luas.
Sumber: WLN Collection Assesment Manual 4 Edition, 1992.
Untuk topik yang memerlukan bahan literatur tidak tercetak (non-print formats) pada tingkat Basic Information Level dan seterusnya, diasumsikan bahan literatur dalam format visual, oral, dan jenis lainnya juga turut dikoleksi. Untuk menentukan bahan tidak tercetak yang dikategorikan penting (misalnya, referen) ke dalam tingkatan conspectus dapat ditambahkan frase ?bahan literatur relevan yang tidak tercetak? (appropriate non-print media). Sementara itu, sumber daya informasi elektronik diasumsikan sama dengan bahan literatur tercetak sepanjang kebijakan koleksi perpustakaan memungkinkan penggunaan sumber informasi elektronik tersebut, misalnya jurnal elektronik atau informasi yang tersimpan dalam pangkalan data lokal. Informasi online bersifat ekuivalen dengan bahan literatur tercetak jika:
1. Ketersediaan akses ke sumber informasi elektronik sama tersedianya dengan bahan literatur tercetak.
2. Terdapat terminal-terminal pengaksesan yang cukup.
3. Perolehan sumber informasi elektronik tidak meminta biaya tambahan kepada pengguna (IFLA, 2001: 7).
Indikator kedalaman koleksi merepresentasikan sebuah tingkatan yang berkelanjutan dari Basic Information Level sampai Research Level. Perbedaan dalam tiap tingkatan diukur berdasarkan kualitas dan kuantitas bahan literatur. Setiap kenaikan tingkat suatu bahan literatur akan mencakup unsur, format, dan karakteristik pada tingkat sebelumnya. Artinya adalah bahan literatur yang ada pada Research Level (4) mengandung karakteristik yang tidak hanya terdapat pada tingkat tersebut tetapi juga mencakup karakteristik tingkat-tingkat sebelumnya, yakni Basic Information Level (1), Study (2), dan Instructional Support (3) (Columbia University Libraries, 2003).
3. Kode Cakupan Bahasa
Cakupan bahasa sangat berkaitan erat dengan level koleksi. Selain itu, representasi bahan berbahasa Inggris dan bahasa lainnya merupakan salah satu dimensi penting dalam menjelaskan keadaan koleksi.
Tabel 2.3
Indikator Cakupan Bahasa
KODE JENIS PENJELASAN
E- English Bahan literatur berbahasa Inggris mendominasi, sedangkan koleksi dalam bahasa lain hanya tersedia sedikit atau bahkan tidak sama sekali.
F- Selected non-English Languages Bahan literatur yang bukan berbahasa Inggris tersedia secara terseleksi untuk melengkapi bahan literatur berbahasa Inggris.
W- Wide Selection Languages Seleksi yang luas dari koleksi dalam berbagai bahasa dan tidak ada kebijakan membatasi bahan literatur berdasarkan bahasa tertentu.
Y- One-Non English Language Bahan literatur didominasi oleh salah satu bahasa selain bahasa Inggris.
Sumber: WLN Collection Assessment Manual 4th Edition, 1992.
Seperangkat kode bahasa diberikan kepada subjek tersebut untuk mengidentifikasi variasi bahasanya. Adapun kode-kode bahasa tersebut antara lain, E untuk literatur berbahasa Inggris, F untuk literatur terseleksi yang bukan berbahasa Inggris, Y untuk literatur dengan seleksi yang luas dari koleksi dalam berbagai bahasa, dan W untuk bahan literatur didominasi oleh salah satu bahasa selain bahasa Inggris.(Nissonger, 1992:121).
4. Komentar Evaluator
Sebagai pelengkap penilaian numerik terhadap koleksi, komentar deskriptif dari evaluator juga diperlukan untuk menjelaskan kekuatan khusus atau batas koleksi area subjek maupun aktivitas pengoleksian. Penentuan level conspectus dapat dilakukan oleh evaluator yang berasal dari dalam perpustakaan (inside evaluator) maupun dari luar perpustakaan FIB (outside evaluator). Dalam WLN Collection Assessment Manual (1992), dijelaskan bahwa kelebihan menggunakan evaluator dari luar perpustakaaan adalah adanya ?pandangan yang lebih segar? yang memungkinkan staf perpustakaan memperoleh penilaian yang lebih objektif tentang keadaan koleksi di perpustakaan.
Komposisi evaluator memegang peranan vital dalam metode conspectus oleh karena penilaian oleh beberapa pihak yang mengkritik subjektivitas metode ini. Untuk mereduksi subjektivitas yang mungkin muncul dalam proses penentuan level indikator, maka jumlah evaluator dapat disesuaikan dengan cakupan subjek yang akan diteliti. Nuraini (1998) menyebutkan bahwa posisi evaluator yang berpengalaman menjadi penting agar subketivitas bisa direduksi. Untuk lebih memastikan objektivitas penilaian oleh evaluator, maka dalam form penilaian disediakan kolom catatan yang menjelaskan mengapa evaluator memilih level tersebut.
Conspectus di atas merupakan hasil pengembangan dari Conspectus RLG yang dilakukan oleh Library and Information Resources for the Northwest (LIRN) yang kemudian dikenal dengan Pacific Northwest Conspectus dan berubah lagi menjadi WLN Conspectus ketika penanganan conspectus diambil alih oleh OCLC. LIRN melakukan ekspansi terhadap tingkat 1, 2, dan 3 sehingga menjadi 10 tingkat. Tidak seperti RLG Conspectus yang terbatas pada skema klasifikasi Library of Congress (LC), WLN Conspectus dapat mencakup skema klasifikasi LC dan Dewey (Nissonger, 1992: 121).
Indikator kedalaman koleksi berupa nilai-nilai numerik yang digunakan untuk menggambarkan tujuan dan tingkatan aktivitas pengoleksian bahan literatur. Pada prinsipnya, setiap kategori subjek memberikan gambaran mengenai Existing Collection Strength (ECS), Current Collecting Intensity (CCI), dan Desired Collecting Intensity (DCI) dengan menggunakan kode sehingga tingkat intensitas koleksi (collecting intensity level) dapat diketahui (Mount Saint Vincent University, 2004). Yang dimaksud dengan ECS adalah keseluruhan koleksi yang dimiliki perpustakaan dalam berbagai format, termasuk yang dikatalog dan tidak dikatalog serta yang disirkulasikan dan tidak disirkulasikan. CCI adalah keadaan koleksi aktual yang menggambarkan tingkat pertumbuhan koleksi. ECS menggambarkan tingkat aktivitas pengembangan koleksi aktual dan bukan aktivitas pengoleksian yang direkomedasikan. DCI adalah tingkat koleksi yang diharapkan untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna dalam kaitannya dengan daya dukung perpustakaan untuk mengantisipasi perubahan kurikulum atau aktivitas penelitian (Griffith University Library, 2003).
Cakupan subjek didefinisikan dalam conspectus sebagai alat evaluasi koleksi. Masing-masing subjek yang tertera dalam conspectus menjelaskan informasi umum dan alasan-alasan mengapa bahan literatur dalam suatu subjek dikoleksi serta catatan deskriptif mengenai koleksi-koleksi yang ada. Terdapat juga pertimbangan-pertimbangan spesifik seperti bahasa, cakupan geografis, cakupan kronologis, format, dan waktu penerbitan (University of Albany, 2004).
Dalam metode conspectus, diperlukan evaluator untuk menentukan indikator tingkatan koleksi dan cakupan bahasa. Penilaian yang diberikan oleh evaluator berdasarkan kualitas koleksi dalam konteks nasional (University of Wyoming, 2005).
Efektivitas metode conspectus dalam menganalisis peta kekuatan bahan literatur suatu perpustakaan mendapatkan perhatian utama pada pertemuan tahunan ARL tahun 1986. Ada pandangan yang mengatakan bahwa metode ini memiliki banyak kelemahan antara lain cakupan format literatur yang terbatas hingga subjektivitasnya di mana dikatakan sesungguhnya conspectus bukan merupakan suatu data melainkan ekspresi opini (are not data, but expression of opinion). Mengenai hal ini Abell (1987), menekankan bahwa sesungguhnya conspectus adalah sebuah ?alat? dan bukan ?obat mujarab? (a tool, not a panacea). Ia juga menjelaskan bahwa lebih baik menggunakan metode ini secara efektif daripada menghabiskan waktu untuk menyempurnakan metode ini. Dengan mengacu pada fakta maraknya penggunaan metode conspectus di perpustakaan-perpustakaan Amerika dan Eropa ia melihat optimisme yang beralasan untuk menggunakan metode ini untuk tingkat nasional. (hlm.22-23).
Penggunaan metode conspectus sebagai salah satu pendekatan dalam evaluasi koleksi juga ditekankan oleh American Library Association. Dalam ALA Guide for Written Collection Policy Statements edisi revisi tahun 1989 bahwa metode conspectus sangat dianjurkan (strongly recommended) untuk semua jenis perpustakaan. Skema pembagian subjek RLG atau Pacific Northwest Conspectus dapat dijadikan kerangka kerja untuk penyusunan kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan (American Library Association, 1989:29). Conspectus juga bisa digunakan untuk mendapat gambaran tentang profil subjek, laporan akreditasi secara komprehensif, rencana strategis, efisiensi alokasi anggaran, serta laporan manajemen pengelolaan koleksi (Washington Research Library Consortium, 2005).
Adapun hal-hal yang diperlukan dalam melakukan evaluasi koleksi dengan metode conspectus adalah sebagai berikut:
1. Apakah pengarang-pengarang utama sudah tercakup.
2. Apakah karya-karya utama sudah tercakup.
3. Seberapa lengkap bahan literatur sekunder, seperti kritik, intepretasi, dan komentar.
4. Apakah kronologis bahan literatur sudah tercakup dalam koleksi.
5. Apakah terbitan berseri sudah cukup representatif.
6. Seberapa luas judul-judul jurnal dalam koleksi terbitan berseri.
7. Apakah sarana pengindeksan tersedia.
8. Apakah ada koleksi tidak tercetak penting dalam koleksi (Sullivan, 1995).
2.4 Metode Conspectus dan Penerapannya di Perpustakaan
Conspectus adalah sebuah metode untuk menganalisis dan mengevaluasi serta memungkinkan kontrol bahan literatur perpustakaan berdasarkan pola-pola yang telah dan akan ditentukan. Tujuan utama dari kegiatan ini adalah untuk memfasilitasi pengambilan keputusan tentang pengembangan koleksi dengan berdasarkan kebutuhan informasi pengguna dengan ketersediaan dana yang dimiliki. Dalam hal ini, evaluasi bahan literatur dengan metode conspectus dapat menggambarkan pemetaan skala prioritas dalam hal kebijakan pengembangan sumber daya informasi perpustakaan (Fragkou-Batsiou, 2005).
Penerapan metode conspectus pernah dilakukan oleh Fragkou di lima Perpustakaan di Yunani khusus untuk subjek fisika, kimia, dan informatika. Ini merupakan penerapan metode conspectus untuk yang pertama kalinya untuk koleksi jurnal ilmiah. Fragkou menggunakan conspectus sebagai alat analisis deskriptif tentang kedalaman, keluasan, format, dan kelengkapan koleksi jurnal bidang fisika, kimia, dan informatika yang mengarah pada evaluasi koleksi pada ke lima perpustakaan di Yunani tersebut. Gambaran mengenai koleksi inti (core list) adalah tujuan akhir dari penelitian oleh Fragkou. Saat ini metode ini ini mulai secara luas diterapkan di perpustakaan-perpustakaan Yunani yang menjadi dasar pertimbangan utama dalam pembentukan jaringan atau kerja sama antarperpustakaan (Fragkou-Batsiou, 1998).
Metode conspectus sebagai model evaluasi koleksi yang membantu penyusunan kebijakan pengembangan koleksi dapat menjadi dasar bagi kerja sama perpustakaan yang lebih luas dalam konteks lokal, wilayah, negara, dan internasional (IFLA, 2001: 2).
Embrio signifikansi conspectus sebagai dasar pertimbangan dalam kerja sama atau jaringan perpustakaan adalah ketika tiga anggota RLG Collection Management Development yang berhasil menerapkan metode ini pada perpustakaan-perpustakaan di wilayah Colorado, Alaska, New York, dan Indiana yang menghasilkan pemikiran bahwa metode ini dapat diterapkan pada perpustakaan-perpustakaan di tingkat nasional, internasional, dan perpustakaan yang lebih kecil. Kesimpulan akhir dari penggunaan metode ini adalah bahwa conspectus bukan bagian dari sebuah perencanaan (the conspectus is not in and of itself a plan) akan tetapi sebuah perencaanan itu sendiri yang bermanfaat (a useful planning document) (Ferguson, 1988:197-206).
Di Indonesia, penelitian evaluasi koleksi dengan menggunakan metode conspectus dilakukan oleh Atikah Nur?aini pada tahun 1998. Penelitian pada Pusat Dokumentasi dan Informasi (Pusdokinfo) Komisi Nasional Hak Asasi Manusia (Komnas HAM), Universitas Diponegoro (Undip), dan Universitas Surabaya (Ubaya) dengan tujuan menilai standar koleksi yang dimiliki Pusdokinfo tersebut ditengah semakin meningkatnya topik-topik seputar hak asasi manusia. Dengan pendekatan kualitatif, penelitian menggunakan teknik survai, observasi, standar daftar judul bibliografi, serta perbandingan antara ketiga pusdokinfo tersebut.
Dari penelitian tersebut diperoleh kesimpulan bahwa koleksi bidang HAM pada Komnas HAM dan Ubaya berada pada kisaran 0-3b. Pada Komnas HAM, koleksi berbahasa Indonesia mendominasi lima peringkat teratas kekuatan koleksi yakni pada tingkat 3b sedangkan koleksi berbahasa Inggris mendominasi tingkat dibawah 3b. Di Undip, koleksi berada kisaran 0-1b. Hal ini disebabkan oleh manajemen koleksi yang tidak berjalan secara normal. Tujuan akhir dari penelitian ini adalah untuk memberikan penilaian untuk kemungkinan terbentuknya sebuah kerja sama perpustakaan di bidang HAM (Nuraini, 1998: 115-116).
Penerapan metode conspectus pada tingkat nasional secara lebih terarah pernah dilakukan oleh Scott dalam proyek inventarisasi koleksi perpustakaan-perpustakaan di Kanada. Dalam proyek yang dikenal dengan National Plan for Collection Inventories, setiap perpustakaan di Kanada mengimplementasikan conspectus dalam menginventarisasi koleksi yang mereka miliki. Dalam hal ini Scott menyatakan bahwa conspectus diperlukan untuk tujuan kerja sama antarperpustakaan, pengembangan koleksi, dan preservasi. Tingkat-tingkat dalam conspectus dimodifikasi dan dikoordinasikan oleh National Library of Canada (Scott, 1987:289-290).
Finch, et al. melakukan penilaian koleksi untuk koleksi referen di College of Charleston, sebuah perguruan tinggi yang memiliki kajian humaniora yang kuat di Amerika Serikat. Ia memodifikasi RLG Conspectus agar dapat merefleksikan karakteristik koleksi referen. Kemudian ia meneliti empat area subjek dengan menggunakan tabel nomor acak untuk memilih judul dari Guide to Reference Book yang disusun oleh Robert Balay. Judul-judul yang ada pada panduan tersebut diperbandingkan dengan koleksi yang ada di perpustakaan dan persentase sampel judul-judul yang direkomendasikan oleh panduan Balay diidentifikasi. Hasil persentase kemudian dimasukan ke dalam tingkatan-tingkatan dalam conspectus. Tujuan untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi perpustakaan College of Charleston dalam subjek Bisnis, Sastra, Matematika, dan Psikologi. Hasil yang diperoleh adalah bahwa subjek psikologi menempati peringkat teratas kekuatan koleksi (62%), Sastra (37%), Bisnis (33%), dan Matematik (29%). Hasil ini juga berlawanan dengan tesis yang diajukan bahwa koleksi bidang Sastra memiliki kekuatan koleksi yang lebih tinggi dibandingkan tiga subjek lainnya (1998: 1-11).
Pada tahun 1995, Sullivan melakukan evaluasi koleksi untuk bidang Ilmu Alam di University of Melbourne, Australia dengan menggunakan metode conspectus. Dalam penelitiannya, ia melakukan teknik pengecekan koleksi di rak (shelf-scanning), pengecekan daftar koleksi buku (list checking), dan wawancara dengan para staf akademik. Dalam tahap pengecekan koleksi di rak ia menggunakan skema klasifikasi Dewey untuk mendapatkan gambaran area subjek yang dicakup. Setelah itu ia menentukan kekuatan dan kelemahan koleksi yang dimiliki perpustakaan dalam subjek Ilmu Alam. Kekuatan koleksi yang diperoleh merefleksikan kajian displin ilmu yang dominan di University of Melborne di mana Teknik, Botani, dan Zoologi merupakan koleksi yang ada pada level 4 (riset). Keadaan ini sesuai dengan apa yang diutarakan oleh Michalak dominasi area subjek dan peningkatan kajian interdisipliner dalam teori pengajaran dan penelitian modern menciptakan sebuah kekhususan koleksi pada perpustakaan departemen dan perpustakaan fakultas (Michalak, 1994: 98). Kemudian Sullivan melakukan pengecekan judul-judul buku yang dikoleksi perpustakaan untuk diperbandingkan dengan judul-judul yang direkomendasikan oleh Australian National Bibliography (ANB). Ia juga menekankan bahwa rendahnya persentase hasil pengecekan daftar judul buku yang dikoleksi dengan daftar judul ANB tidak berkaitan dengan buruknya koleksi buku yang ada pada level dalam conspectus melainkan lebih kepada rendahnya kemutakhiran koleksi (Sullivan, 1995).
2.5 Pandangan Seputar Metode Conspectus
Pandangan-pandangan yang diberikan oleh akademisi dan praktisi dalam penerapan metode conspectus sebagai alat evaluasi koleksi bervariasi. Ada pihak yang optimis bahwa metode ini dapat dijadikan landasan penting dalam evaluasi koleksi serta menjadi bagian yang tidak terpisahkan dalam manajemen pengelolaan koleksi. Ada pula, pihak yang meragukan kehandalan metode ini oleh karena keterbatasan-keterbatasan yang ada.
Penjelasan mengenai kelebihan dan kelemahan metode conspectus dapat menjadi sebuah tolak ukur agar penerapan metode tersebut dalam evaluasi koleksi perpustakaan dapat efisien dengan mengantisipasi kelemahan-kelemahan yang ada. Oleh karena itu, pandangan yang menguatkan metode conspectus dan pandangan kritis terhadapnya perlu dijabarkan lebih lanjut.
2.5.1 Pandangan Optimis terhadap Metode Conspectus
Gwinn (1985) menjelaskan keuntungan-keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan metode ini. Menurutnya conspectus dapat digunakan untuk membuat draft kebijakan pengembangan koleksi; rasionalisasi koleksi di mana perpustakaan-perpustakaan tertentu sepakat untuk bertanggung jawab atas koleksi primer untuk subjek-subjek tertentu; sebagai backup untuk fungsi referen dalam konteks pinjam antarperpustakaan; dan perencanaan koleksi untuk tingkat nasional dan regional. Kesimpulan ini ia peroleh setelah melakukan kajian verifikasi bahan literatur untuk subjek agama, filsafat, kimia, dan ekonomi di perpustakaan-perpustakaan perguruan tinggi di Iowa, Notre Dame, Manitoba, Cincinnati, dan Wisconsin. Metode ini, menurutnya, dapat membantu menyediakan alat penelitian bibliografis bagi pustakawan dengan skala besar. (hlm.45).
Sementara itu, MacEwan (1985) menerapkan metode conspectus untuk mengevaluasi koleksi perpustakaan University of Missouri-Columbia yang merupakan salah satu bagian dari North American Collection Inventory Project. Ia berpendapat bahwa metode conspectus menghasilkan sebuah media komunikasi yang baik antara perpustakaan dengan staf pengajar sekaligus mengefektifkan hubungan antara perpustakaan pusat dan perpustakaan fakultas (1989: 45-50). Pendapat tersebut senada dengan apa yang diutarakan oleh Stark bahwa metode conspectus cukup baik sebagai alat evaluasi koleksi karena melibatkan staf pengajar di lingkungan fakultas (faculty involvement) sehingga dapat menghasilkan hasil evaluasi yang positif (positive results) (hlm.108). Kelebihan lainnya adalah bahwa sebagai sebuah metode conspectus dapat menjadi sebuah standar dalam evaluasi koleksi karena conspectus bersandar pada kosa kata terkendali (controlled vocabulary) (Credaro, 2001).
Bagi para pengevaluasi yang menerapkan metode conspectus untuk menilai koleksi menyatakan bahwa metode ini memiliki kelebihan-kelebihan dibandingkan metode evaluasi lainnya. Argumentasi mereka adalah sebagai berikut (Mount Saint Vincent University, 2004):
1. Conspectus adalah sebuah metode penentuan skala prioritas bahan literatur dari institusi yang mengoleksinya sehingga memudahkan komunikasi dan perbandingan di antara institusi-institusi untuk bisa bekerja sama.
2. Metode conspectus memfokuskan perhatian pustakawan pada pertanyaan mendasar tentang kualitas koleksi serta hubungan antara kekuatan koleksi dan pemanfaatannya.
3. Metode conspectus dapat memperbandingkan kualitas subjek yang berbeda pada satu institusi yang sama serta meningkatkan persepsi pustakawan terhadap penentuan skala prioritas koleksi.
4. Metode conspectus adalah sebuah sarana komunikasi antara opini pustakawan dan koleksi yang dimiliki.
5. Metode conspectus berperan sebagai katalis untuk program pengembangan koleksi yang sistematis meskipun ada beberapa pihak yang berpendapat bahwa analisis evaluasi koleksi dengan metode conspectus lebih sesuai untuk keadaan yang akan datang dan bukan keadaan aktual.
Sullivan (1995) melakukan evaluasi koleksi di University of Melbourne dan memberikan pandangan seputar kelebihan-kelebihan metode conspectus. Ia mengatakan bahwa conspectus lebih dari sekedar dasar dari sebuah kebijakan manajemen koleksi. Variabel-variabel yang ada pada conspectus memberikan visualisasi kekuatan dan kelemahan koleksi secara jelas sehingga keadaan bahan-bahan literatur aktual dapat segera disesuaikan dengan tingkat conspectus yang dituju. Metode conspectus dapat memberikan gambaran mengenai keadaan koleksi dalam hal isi, kondisi, dan format .
Sementara itu, Tezla (1990) menekankan peranan vital conspectus dalam evaluasi koleksi dan penyusunan kebijakan pengembangan koleksi referen dan koleksi umum. Ia melukiskan kebijakan pengembangan koleksi yang terdiri atas deskripsi naratif, shelflist, dan ringkasan peta kekuatan dan kelemahan koleksi dengan menggunakan RLG Conspectus. Ia juga menambahkan bahwa metode conspectus dapat menjembatani intenstitas koleksi dan kebutuhan informasi. Dengan demikian, ia berhasil memperkenalkan penerapan metode conspectus untuk koleksi referen (hlm.43).
2.5.2 Pandangan Kritis terhadap Metode Conspectus
Sebagai sebuah metode, conspectus bukan tanpa kritik, khususnya bagi mereka yang mempermasalahkan subjektivitasnya (Mount Saint Vincent University, 2004). Stam (1987) mengatakan bahwa metode conspectus memiliki penilaian subjektif yang berlawanan dengan identifikasi literatur yang objektif ke dalam tingkat-tingkat yang telah ditetapkan; penggunakan sistem klasifikasi LC, penanganan mengenai area subjek, serta pertimbangan politik lokal. Pada kesempatan yang lain ia juga menuturkan bahwa dalam sejarahnya, conspectus dibuat oleh sekelompok orang yang ?subversif? dalam bidang pengembangan koleksi sehingga conspectus bukanlah obat mujarab bagi kesulitan dunia perpustakaan (not a panacea for all of our woes) khususnya yang berkaitan dengan evaluasi koleksi perpustakaan (hlm.7-10).
Pendapat tersebut senada dengan apa yang diutarakan oleh Grant yang mengkhawatirkan subjektivitas dalam menggunakan RLG Conspectus. Ia mengingatkan agar peneliti memberikan data yang objektif. Jika penelitian tidak dilakukan secara objektif maka peneliti akan merasa ?tergoda? untuk menaikan tingkat penilaian koleksi (Grant, 1992:97-104). Oleh karena itu, posisi selektor yang berpengalaman menjadi penting. Selektor juga harus berasal dari berbagai unsur agar subjektivitas bisa direduksi (Nuraini, 1998: 113).
Permasalahan mengenai metode conspectus muncul ketika Stielow (1986) melakukan evaluasi koleksi University of Maryland College. Para mahasiswa Departemen Ilmu Informasi dan Perpustakaan melakukan evaluasi koleksi dengan fokus pada subjek Seni, kesusateraan Inggris, Musik, dan Sejarah. Tahapan evaluasi dijalankan dengan melakukan wawancara kepada staf pengajar, survai kurikulum, mengecek bibliografi dan menentukan tingkatannya dalam RLG Conspectus. Permasalahan muncul ketika para mahasiswa menemukan kesulitan dalam menghubungkan pandangan staf pengajar mengenai koleksi dan tingkat-tingkat pada conspectus. Ia menuturkan bahwa metode ini tidak merefleksikan keadaan perpustakaan yang sesungguhnya (hlm.27).
Pendapat agak berbeda mengenai permasalahan conspectus disampaikan oleh Whaley. Dalam upayanya membangun sebuah standar evaluasi koleksi nasional, ia menghadapi kurangnya benchmark untuk mencapai sebuah standar conspectus yang ideal. Selain itu, ia juga kesulitan dalam mendefinisikan kode tingkat kedalaman koleksi yang sesuai untuk perpustakaan yang lebih kecil. Lebih jauh ia mengatakan bahwa hanya ada dua kategori standar koleksi yang diperlukan dalam perpustakakaan, yakni literatur penelitian dan literatur bukan penelitian. (Whaley, 1986: 25-28).
Kode tingkat kedalaman koleksi lebih sesuai untuk perpustakaan perguruan tinggi daripada perpustakaan nasional. Selain itu, juga terdapat anomali dalam penjabaran skema klasifikasi LC (Hanger, 1987: 107).
Penerapan secara langsung tingkatan-tingkatan metode conspectus juga menimbulkan problematika tersendiri. Menurut Thweatt, tidak ada formula untuk memberikan batasan persentase untuk mengkategorikan bahan literatur ke dalam tingkatan-tingkatan dalam conspectus. Ia memodifikasi sebuah tabel empat skema hipotetikal untuk mengkonversi bahan literatur ke dalam tingkatan conspectus. Cara ini lebih bersifat absolut dan menghindarkan relativitas (1992: 21).
Sementara itu, Henige memberikan analisis kritisnya terhadap penggunaan conspectus RLG Conspectus dalam North American Collection Inventory Project (NCIP) di Amerika Serikat. Henige mempertanyakan relativitas conspectus dalam terminologi-terminologi yang digunakan, seperti misalnya ?Research Level? sangat bersifat ambigu dan tidak bisa diintepretasikan secara konsisten. Conspectus sangat bersifat subjektif dan merupakan kumpulan opini abstrak dari para selektor (highly subjective, and abstract aggregation of selector?s opinion) (1987: 213).
2.6 Kesimpulan Bacaan
Dalam perpustakaan perguruan tinggi evaluasi koleksi diperlukan untuk menilai seberapa jauh efektivitas perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan informasi mahasiswa dan staf pengajar. Spesialisasi disiplin ilmu, meningkatnya jumlah bahan literatur, dan keterbatasan dana akuisisi turut menjadi faktor pendorong bagi setiap pengelola perpustakaan untuk melakukan evaluasi secara berkesinambungan.
Berbagai metode evaluasi koleksi telah dikembangkan oleh para pegiat dan praktisi ilmu perpustakaan. Pada dasarnya, metode evaluasi koleksi berfokus pada dua titik, yakni metode yang berorientasi pada pengguna (user-based evaluation) dan metode yang berorientasi pada koleksi (collection-based evaluation). Metode evaluasi tersebut dilakukan dengan dua pendekatan, yaitu kuantitatif dan kualitatif. Metode evaluasi yang baik adalah metode yang menggunakan pendekatan kombinasi antara kuantitatif dan kualitatif. Dengan menggunakan teknik kombinasi maka dapat diperoleh gambaran mengenai keadaan perpustakaan secara komprehensif. Namun, metode evaluasi koleksi yang menggunakan teknik kombinasi sangat jarang dilakukan oleh karena waktu, biaya, dan tenaga yang diperlukan sangat besar. Oleh karena itu, biasanya manajemen perpustakaan menggunakan pendekatan dan metode yang lebih praktis namun cukup representatif untuk mengevaluasi koleksi maupun kinerja perpustakaannya.
Salah satu metode penilaian terhadap koleksi adalah conspectus. Metode ini dikembangkan oleh Research Group Libraries (RLG) yang merupakan konsorsium berbagai perpustakaan di Amerika Serikat untuk mengetahui peta kekuatan dan kelemahan koleksi di perpustakaan. Gambaran tersebut dimanfaatkan untuk menentukan skala prioritas akuisi koleksi pada berbagai tipe perpustakaan. Pada konteks yang lebih luas, conspectus dapat dijadikan dasar pertimbangan untuk membentuk sebuah jaringan perpustakaan. Conspectus dapat memberikan gambaran tentang koleksi inti perpustakaan.
Conspectus adalah seperangkat kode standar, alat, survai yang digunakan untuk memberikan penilaian koleksi secara sistematis. Penilaian tersebut menggunakan beberapa tingkatan indikator dan cakupan bahasa serta melibatkan evaluator. Evaluator bisa merupakan pustakawan itu sendiri, spesialis subjek, atau staf pengajar, bergantung pada cakupan disiplin ilmu yang akan dievaluasi. Conspectus juga dapat diterapkan pada berbagai level perpustakaan, dari mulai lokal, nasional, hingga internasional.
Kelebihan-kelebihan metode conspectus antara lain sebagai bahan pertimbangan dalam akuisisi dan preservasi koleksi, mendukung efisiensi pemanfaaatan anggaran, acuan akreditasi, dan menjembatani antara kebutuhan informasi pengguna serta koleksi yang tersedia. Kelemahan utama metode conspectus terletak pada subjektivitas yang menjadi terus menjadi pertanyaan sepanjang sejarah penerapannya. Akan tetapi, beberapa pakar berpendapat bahwa subjektivitas tersebut dapat diantisipasi dengan menambah jumlah evaluator yang kompeten sehingga opini pribadi atau bias dapat dikurangi.
Dalam lingkungan perguruan tinggi di mana tingkat kebutuhan informasi meningkat secara signifikan oleh karena adanya kajian-kajian interdisipliner dan perubahan kurikulum, metode conspectus masih menjadi metode yang ideal bagi manajemen perpustakaan untuk merespon kebutuhan informasi pengguna secara efektif.
Dengan melihat latar belakang historis metode conspectus yang memberikan kontribusi yang cukup signifikan sebagai alat evaluasi koleksi serta dengan adanya pandangan-pandangan yang mendukung efektivitas metode ini dalam manajemen koleksi, maka penulis menggunakan metode conspectus dalam penelitian ini. Secara teoritis, metode conspectus cukup efisien dalam memberikan gambaran singkat mengenai peta kekuatan koleksi dan arah dari koleksi inti perpustakaan.
Posted by Wishnu Hardi, S.Hum.
at 4:35 PM
Updated: Saturday, 7 January 2006 8:52 AM
